Гостиничные чеки

Список и описание документов

Примеры документов

Стандартный комплект

Кассовый чек и счет гостиницыСтандартный комплект состоит из двух частей: Счет-квитанция и кассовый чек с QR-кодом. Рассмотрим более подробно оба этих документа.

Счет-квитанция (счет гостиницы, счет 3Г, форма 3г, invoice) — основной документ, подтверждающий проживание в отеле. Не действителен без кассового чека. В счете, согласно ч.2 ст.9 Федерального закона N 402-ФЗ от 06.12.2011, обязательно должна быть следующая информация:

  • наименование документа (счет, счет-квитанция, счет-договор);
  • дата счета;
  • наименование хозяйствующего субъекта (гостиницы);
  • наименование услуг;
  • даты заезда и выезда;
  • величина измерения (количество суток, цена за 1 сутки и др.);
  • должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника (администратор, дежурный администратор);
  • Ф.И.О. и подпись клиента;
    адрес и реквизиты отеля;
  • круглая мокрая печать установленного образца;

Кассовый чек (фискальный чек, чек с QR-кодом) — фискальный документ, оформленный с использованием контрольно-кассовой техники. Подтверждает факт оплаты услуг гостиницы.

Согласно п.1 ст.4.7 Федерального закона N 54-ФЗ от 22.05.2003г. (с дополнением от 01.07.2017г.) реквизиты кассового чека должны включать:

  • наименование документа и номер смены;
  • порядковый номер чека;
  • дату, время и место расчета;
  • адрес и наименование юр.лица, ИНН;
  • систему налогообложения (УСН, ОСН);
  • сумму расчета и НДС;
  • фамилию и должность лица, осуществившего расчет;
  • номер ККТ в ФНС;
  • заводской номер ОФД;
  • ФП, ФН, ФД (ФПД);
  • адрес интернет-сайта, где можно проверить факт подлинности чека;
  • контактный телефон или e-mail клиента при оформлении электронной формы чека;
  • e-mail организации при оформлении электронной БСО;
  • QR-код.

Таким образом, всем желающим купить гостиничные чеки с подтверждением в Москве, в 99% случаев будет достаточно стандартного комплекта бумаг для отчета.

Дополнительные документы

Акт гостиницыАкт выполненных работ, оказанных услуг (акт гостиницы) — это дополнительный документ, подтверждающий, что услуги по проживанию и другие услуги были полностью реализованы и гость претензий к их качеству не имеет. По сути это внутренний бланк отеля, который подтверждает согласие клиента на то, что отель в полном размере выполнил свои обязанности перед ним. 

В редких случаях бухгалтерия требует такой акт от командированных сотрудников. А если такое требование и есть. То только потому что в некоторых небольших мотелях и хостелах он заменяет счет-квитанцию. Т.е. требование к подотчетнику состоит в том, чтобы человек привез какую-нибудь еще бумагу с печатью, а не только кассовый чек. Акт выполненных работ (оказанных услуг) в данном случае называется только потому, что первым приходит в голову. 

Акт не обязателен для отчета в бухгалтерию. Т.к. документ больше нужен гостинице, чем гостю. Получить подпись гостя в акте в интересах самого отеля. А вот для компании, отправившей сотрудника в командировку, эта бумага не имеет никакого значения. Ведь она означает лишь степень удовлетворенности гостя услугами отеля. Если сотрудник подает на возмещение расходов счет-квитанцию и чек. То это уже предполагает, что конфликтовать по поводу качества услуг никто не собирается. 

Свидетельство гостиницыЗаверенная копия свидетельства о регистрации гостиницы (свидетельство гостиницы, ОГРН, копия ОГРН) — это копия свидетельства ООО или ИП государственного образца о постановке на учет в местном органе федеральной налоговой службы. Сообщает о присвоении уникального номера ОГРН юр.лицу. Заверяется синей печатью, иногда может сопровождаться надписью или дополнительным штампом «копия верна». И/или подписью ответственного сотрудника или руководителя организации. 

Не является обязательным бланком для отчета. Выдается по требованию клиента. Для бухгалтерии это всего лишь еще одна маленькая галочка в пользу легитимности бумаг. В некоторых случаях наоборот может вызвать вопросы. Т.к. такую копию обычно выдают мелкие отели, управляемые индивидуальными предпринимателями.

У нас полноценный отель, имеющий статус ООО. По умолчанию мы не кладем в комплект копию свидетельства гостиницы. Но по требованию предоставляем всем желающим.

прайс гостиницыПрейскурант цен гостиницы (Прайс гостиницы) — документ, в котором перечислены товары и услуги отеля и цены на них. Обычно заверяется подписью руководителя и синей круглой печатью. Может выдаваться как оригинал, так и черно-белая копия прейскуранта.

Не является обязательным для отчета командированных сотрудников. Как правило, прейскурант цен требуют в фин. частях воинских структур. Именно поэтому данный документ, наряду со справкой подтверждения проживания в гостинице, требуется военнослужащим.

Оба этих бланка входят в стандартный комплект для военнослужащих и представителей силовых структур. Они, также как и счет-квитанция и корректный чек, полностью закрывают вопросы от фин.частей и других внутренних проверяющих органов МинОБ, МВД и др. В том числе военной и гражданской прокуратуры. 

Гражданам Казахстана

Счет-фактура гостиницыСчет-фактура гостиницы — специфический документ, который гражданам РФ выдается только при оплате безналичным переводом на расчетный счет отеля. Но гражданам Казахстана может выдаваться и в случае наличной оплаты. Так происходит из-за отличия законодательств двух стран. 

Мы прекрасно знаем о наличии таких требований в РК. Поэтому выдаем счета-фактуры гостям из Казахстана как на реквизиты компании, так и на физической лицо.

При оформлении заказа можно указать реквизиты в поле с комментариями. Также можно выслать данные по электронной почте или на любой мессенджер. Информацию всегда вносим в точности как в предоставленных вами бумагах. Если нет возможности скопировать. То перепечатываем без ошибок. 

Прошу заметить, что за многие годы работы у нас нет ни единой жалобы на качество документов от наших постоянных клиентов из дружественного Казахстана.