Стандартный комплект
- Счет-квитанция
- Кассовый чек
Стандартный комплект состоит из двух частей: Счет-квитанция и кассовый чек с QR-кодом. Рассмотрим более подробно оба этих документа.
Счет-квитанция (счет гостиницы, счет 3Г, форма 3г, invoice) — основной документ, подтверждающий проживание в отеле. Не действителен без кассового чека. В счете, согласно ч.2 ст.9 Федерального закона N 402-ФЗ от 06.12.2011, обязательно должна быть следующая информация:
- наименование документа (счет, счет-квитанция, счет-договор);
- дата счета;
- наименование хозяйствующего субъекта (гостиницы);
- наименование услуг;
- даты заезда и выезда;
- величина измерения (количество суток, цена за 1 сутки и др.);
- должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника (администратор, дежурный администратор);
- Ф.И.О. и подпись клиента;
адрес и реквизиты отеля; - круглая мокрая печать установленного образца;
Кассовый чек (фискальный чек, чек с QR-кодом) — фискальный документ, оформленный с использованием контрольно-кассовой техники. Подтверждает факт оплаты услуг гостиницы.
Согласно п.1 ст.4.7 Федерального закона N 54-ФЗ от 22.05.2003г. (с дополнением от 01.07.2017г.) реквизиты кассового чека должны включать:
- наименование документа и номер смены;
- порядковый номер чека;
- дату, время и место расчета;
- адрес и наименование юр.лица, ИНН;
- систему налогообложения (УСН, ОСН);
- сумму расчета и НДС;
- фамилию и должность лица, осуществившего расчет;
- номер ККТ в ФНС;
- заводской номер ОФД;
- ФП, ФН, ФД (ФПД);
- адрес интернет-сайта, где можно проверить факт подлинности чека;
- контактный телефон или e-mail клиента при оформлении электронной формы чека;
- e-mail организации при оформлении электронной БСО;
- QR-код.
Таким образом, всем желающим купить гостиничные чеки с подтверждением в Москве, в 99% случаев будет достаточно стандартного комплекта бумаг для отчета.
Дополнительные документы
- Акт оказания услуг
- Копия свидетельства о регистрации
- Прейскурант цен
Акт выполненных работ, оказанных услуг (акт гостиницы) — это дополнительный документ, подтверждающий, что услуги по проживанию и другие услуги были полностью реализованы и гость претензий к их качеству не имеет. По сути это внутренний бланк отеля, который подтверждает согласие клиента на то, что отель в полном размере выполнил свои обязанности перед ним.
В редких случаях бухгалтерия требует такой акт от командированных сотрудников. А если такое требование и есть. То только потому что в некоторых небольших мотелях и хостелах он заменяет счет-квитанцию. Т.е. требование к подотчетнику состоит в том, чтобы человек привез какую-нибудь еще бумагу с печатью, а не только кассовый чек. Акт выполненных работ (оказанных услуг) в данном случае называется только потому, что первым приходит в голову.
Акт не обязателен для отчета в бухгалтерию. Т.к. документ больше нужен гостинице, чем гостю. Получить подпись гостя в акте в интересах самого отеля. А вот для компании, отправившей сотрудника в командировку, эта бумага не имеет никакого значения. Ведь она означает лишь степень удовлетворенности гостя услугами отеля. Если сотрудник подает на возмещение расходов счет-квитанцию и чек. То это уже предполагает, что конфликтовать по поводу качества услуг никто не собирается.
Заверенная копия свидетельства о регистрации гостиницы (свидетельство гостиницы, ОГРН, копия ОГРН) — это копия свидетельства ООО или ИП государственного образца о постановке на учет в местном органе федеральной налоговой службы. Сообщает о присвоении уникального номера ОГРН юр.лицу. Заверяется синей печатью, иногда может сопровождаться надписью или дополнительным штампом «копия верна». И/или подписью ответственного сотрудника или руководителя организации.
Не является обязательным бланком для отчета. Выдается по требованию клиента. Для бухгалтерии это всего лишь еще одна маленькая галочка в пользу легитимности бумаг. В некоторых случаях наоборот может вызвать вопросы. Т.к. такую копию обычно выдают мелкие отели, управляемые индивидуальными предпринимателями.
У нас полноценный отель, имеющий статус ООО. По умолчанию мы не кладем в комплект копию свидетельства гостиницы. Но по требованию предоставляем всем желающим.
Прейскурант цен гостиницы (Прайс гостиницы) — документ, в котором перечислены товары и услуги отеля и цены на них. Обычно заверяется подписью руководителя и синей круглой печатью. Может выдаваться как оригинал, так и черно-белая копия прейскуранта.
Не является обязательным для отчета командированных сотрудников. Как правило, прейскурант цен требуют в фин. частях воинских структур. Именно поэтому данный документ, наряду со справкой подтверждения проживания в гостинице, требуется военнослужащим.
Оба этих бланка входят в стандартный комплект для военнослужащих и представителей силовых структур. Они, также как и счет-квитанция и корректный чек, полностью закрывают вопросы от фин.частей и других внутренних проверяющих органов МинОБ, МВД и др. В том числе военной и гражданской прокуратуры.
Гражданам Казахстана
- Счет-фактура
Счет-фактура гостиницы — специфический документ, который гражданам РФ выдается только при оплате безналичным переводом на расчетный счет отеля. Но гражданам Казахстана может выдаваться и в случае наличной оплаты. Так происходит из-за отличия законодательств двух стран.
Мы прекрасно знаем о наличии таких требований в РК. Поэтому выдаем счета-фактуры гостям из Казахстана как на реквизиты компании, так и на физической лицо.
При оформлении заказа можно указать реквизиты в поле с комментариями. Также можно выслать данные по электронной почте или на любой мессенджер. Информацию всегда вносим в точности как в предоставленных вами бумагах. Если нет возможности скопировать. То перепечатываем без ошибок.
Прошу заметить, что за многие годы работы у нас нет ни единой жалобы на качество документов от наших постоянных клиентов из дружественного Казахстана.